Nie próbuj naprawić czegoś co dobrze funkcjonuje

Raczej większość z was zgodzi się z twierdzeniem, że skoro coś dobrze działa to nie ma za bardzo sensu tego naprawiać. Jednak tutaj spróbujemy raczej usprawnić działanie agencji nieruchomości, a nie na siłę poprawiać dobrze funkcjonującą firmę. Skupmy się więc raczej na prześwietleniu obszarów, gdzie występują najczęstsze problemy czy niedogodności.

Po pierwsze czas

Czas jest chyba największym ogranicznikiem, właściwie jego brak, dlatego warto przyjrzeć się narzędziom, które już wykorzystujemy, przy czym nie chodzi wcale o pojazdy by jak najszybciej dotrzeć z miejsca na miejsce 

By przygotować dobrą ofertę nie powinniśmy oczywiście tracić czasu na wolno działający komputer czy oprogramowanie. W zależności od tego czy nasza praca odbywa się w biurze nieruchomości wielopoziomowym, gdzie poszczególne zadania są przypisywane poszczególnym pracownikom czy odbywa to się indywidualnie podstawą jest dobra organizacja pracy czy skuteczna komunikacja.

Obecnie najpopularniejszą formą wymiany i obsługi najpotrzebniejszych danych są aplikacje, które działają zarówno na komputerze w biurze, laptopie czy smartfonie i synchronizacja tych samych z każdym urządzeniem, z którego korzystamy.

Jak więc poprawić ten obszar pośrednictwa w obrocie nieruchomościami Inowrocław? Otóż istnieje wiele komercyjnych zastosowań, aczkolwiek jeśli dopiero startujesz lub w twojej firmie nie ma przewidzianych ekstra środków na unowocześnianie, można skorzystać z powodzeniem z darmowych narzędzi od np. Google. Jeśli używasz smartfon z Androidem lub posiadasz konto mailowe Gmail, Google oferuje dodatkowe narzędzia, które są całkowicie darmowe.

Narzędzia do agencji nieruchomości

1. Darmowe Narzędzia Google

– Kalendarz

Podstawowym narzędziem jest zapewne Kalendarz, przypomni nam o nadchodzącym spotkaniu, daje możliwość dodania innych osób uczestniczących w wybranym wydarzeniu jak również synchronizacji informacji z większością wewnętrznych i zewnętrznych aplikacji do organizacji pracy.

– Pakiet Biurowy

W skład pakietu biurowego wchodzą między innymi Dokumenty, Arkusze, Formularze to nic innego jak odpowiednik MS Office, a więc mamy możliwość redagować dowolne teksty, prezentacje, arkusze kalkulacyjne czy formularze oraz udostępniania do wglądu czy komentowania przez innego pracownika, bądź przełożonego. Odbywać może się to w czasie rzeczywistym omijając uciążliwe i wielokrotne przesyłanie dokumentu mailem, który wymaga wielokrotnej edycji.

– Dysk (Google Drive)

To nic innego jak wirtualny dysk, do którego mamy zdalny dostęp i możemy przechowywać szablony dokumentów, szkolenia, zdjęcia i oferty nieruchomości. Wybrane materiały możemy w łatwy sposób udostępniać współpracownikom czy klientom.

– Keep

Narzędzie do tworzenia i przechowywania notatek tekstowych, głosowych wraz z możliwością załączenia zdjęcia. Idealny w przypadku konieczności stworzenia szybkiej notatki. Używany często jest do pomocy w tworzeniu ofert w momencie, kiedy „notowaliśmy” na bieżąco szczegóły z tzw. pozysku

-Google Meet

Aplikacja głównie do tworzenia wideokonferencji. Często używane do pracy w zespole, bardzo przydatna jest w organizacji wirtualnych spotkań z klientami. 

2. Projekty

Zważywszy, że wszystkie powyższe pozycje są całkowicie darmowe i dość proste w obsłudze, możemy dojść do wniosku, że efektywność w naszej agencji nieruchomości możemy podnieść dość szybko, znikomym kosztem głównie zaznajomienia się z funkcjonowaniem poszczególnych narzędzi.

Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie by wyjść naprzeciw bardziej zaawansowanych aplikacji do zarządzania projektami, czyli zbiorem zadań. Ułatwiają one przechowywanie plików w jednym miejscu, przypisywanie pracowników wraz z możliwością śledzenia postępów pracy, terminów, komunikację, zdalny dostęp i wieloplatformowość. Wszystko to pozwala na unikanie nieporozumień czy zatorów, wychwytywanie na bieżąco pojawiających się problemów, transparentność działania oraz możliwość pracy w biurze i terenie.

Wymienić należy kilka, większość posiada wersje nieodpłatne, w pełni funkcjonalne ograniczone najczęściej do 5ciu pracowników bądź/i projektów, aczkolwiek przy małym zespole wystarczające by poznać funkcjonalność i w przypadku rozwoju podjąć decyzję o zakupie licencji bez ograniczeń osobowych czy ilościowych.

Na wyróżnienie zasługują zarówno pozycje produkcji krajowej jak i zagranicznej:

– Nozbe – narzędzie potrafiące zadania powtarzalne zapisywać w formie szablonu, posiada dodatkową skrzynkę na notatki i pomysły, które nie są jeszcze przypisane do tematu, można kategoryzować tematy

– Taagly wspiera managerów i zespoły w zarządzaniu zadaniami. W jednym miejscu znajdują się wszystkie działania związane z realizacją zadań. Wystarczy spojrzeć na ekran, by dowiedzieć się czy cele realizowane są zgodnie z planem.

– Asana – narzędzie pokazujące trzy widoki projektu, karty, listy oraz kalendarz, dodatkowo pliki oraz czat. Potrafi nadawać priorytet i sortować zadania

– Trello – narzędzie, w którym tworzymy tablice, a na nich umieszczamy listy zadań. Tablicą może być np.: miejscowość i przypięte w niej oferty nieruchomości. Można przepinać dowolnie, kopiować, załączać pliki. Synchronizuje z kalendarzem, potrafi również wysyłać powiadomienia.